فن آوری اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی باید با سازمان همراه شوند تا بتوانند اطلاعات مورد نیاز گروه‌های خاص اعضای سازمان را فراهم آورند و سازمان نیز باید از تاثیر اطلاعات آگاه باشد و درهای خود را به روی آن بگشاید تا از امتیازهای دانش فنی نوین بهره گیرد. هیتز[۱۱۱] در تحقیق خود ارتباط سازمان و IT رابه صورت چهار معادله زیر بیان کرد (احمدی و همکاران، ۱۳۸۳، ص ۱۶):
ـ ساختار: تابعی از محیط درونی و بیرونی و حیطه وظیفه ای و پذیرش فن آوری اطلاعات است.
ـ نگرش های مدیر: تابعی از اهداف مدیریت برای IT، آشنایی با مدیریت با IT ، عملکرد، و ساختار است.
ـ پذیرش IT: تابعی از اهداف مدیریت برای IT ، محیط درونی و بیرونی و وظیفه ای و نگرش های مدیریت است.
ـ عملکرد: تابعی از اهداف مدیریت برای IT، محیط بیرونی و پذیرش IT، نگرش های مدیریت، و ساختار است.
۲-۱-۱۴) پیاده سازی فن آوری اطلاعات در سازمان ها
فن آوری اطلاعات به عنوان محور و محرک توسعه جوامع وسازمان ها مطرح است. مطالعات در این زمینه نشان می‌دهد که فن آوری اطلاعات باید در دو حوزه تحقیق و اجرا در سازمان ها مورد بحث قرار گیرد. بخش تحقیقی وظیفه شبیه سازی محیطی، تجربه مجازی و فرضیه‌ها با هزینه کم، همراه با برنامه ریزی، مدل های تصمیم گیری و ایجاد خلاقیت در کارکنان را بر عهده دارد(مبارکی و همکار، ۱۳۸۲، ص۲).
۲-۱-۱۴-۱) دیدگاه های اساسی در اجرای فن آوری اطلاعات- در بحث اجرای فن آوری اطلاعات در سازمان دو دیدگاه اساسی و لازم و ملزوم هم که مدیریت سازمان و مدیریتIT باید بدان توجه نمایند، وجود دارد: (مبارکی و همکار، ۱۳۸۲، ص۳)
الف)دیدگاه فنی و مهندسی- در دیدگاه فنی و مهندسی،بررسی مسائلی همچون نرم افزار (برنامه های کامپیوتری جهت دریافت، پردازش و تولید اطلاعات) – سخت افزار (سخت افزارهای پردازش، ذخیره و بازیابی اطلاعات) – آموزش نیروی انسانی (آموزش نیروهای درگیر ومصرف کنندگان محصولات فن آوری) – اطلاعات و داده های خام (داده ، ماده اولیه فن آوری اطلاعات است که باید قابل اعتماد، دقیق و جدید باشد.) – سیستم های ارتباطی (برقراری ارتباط میان کامپیوترها) عوامل پنج گانه ای هستند که باید مورد توجه قرار گیرد. در این بخش اولویت بندی اجزاء موفق از نظر زمان اجرا و انتخاب موارد،مهم ترین عنصر به کارگیری در ساختار IT هستند.
.ب)دیدگاه مدیریتی- در دیدگاه مدیریتی طراحی و پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی از جمله DBMS,[112]
MIS, DSS, OA, EIS و … مطرح اند که امروزه در سازمان های مختلف پیاده سازی و اجرا شده اند. «ارل» پنج نگرش متفاوت را در برنامه ریزی IS/IT مطرح می‌کند که بر بلوغ یا زمانی فرایند دلالت دارد. نمودار(۲-۲) نشان می‌دهد در تحصیل «اول» بلوغ سازمانی متناسب با برنامه ریزی در IS/IT افزایش می‌یابد. به عقیده او در مرحله اول (فن آوری مدار) سازمان ها برنامه ریزی مشخص در به کارگیری IS/IT ندارند.استقرار تدریجی سیستم ها و فن آوری های اطلاعاتی در سازمان با هدف شناخت مدیریتی انجام می‌گیرد ونقش آفرینان اصلی در برپا ساختن این سیستم ها، متخصصان فن آوری اطلاعات هستند. در مرحله دوم (روش مدار) این شناخت به دست می‌آید که به کارگیری IS/IT درسازمان باید از طریق تحلیل روش های انجام کار و تشخیص نیازهای کاری صورت گیرد.
برنامه ریزی راهبردی
IS/IT
برنامه ریزی راهبردی
IS/IT
برنامه ریزی کنترلی
IS/IT
تعریف نیاز IS/IT در روش های کاری
شناخت وبه کارگیری IS/IT
سازمان مدار
کار مدار
کنترل مدار
روش مدار
فن آوری مدار
نگرش های برنامه ریزی
بلوغ
سازمانی
نمودار ۲-۲) بلوغ سازمانی برحسب برنامه ریزی IT /IS
در مرحله سوم (کنترل مدار)، نیاز به برنامه تفصیلی IS/IT به صورت جدی مطرح می شود و سازمان ها سعی می‌کنند با برقراری بودجه هزینه ای و سرمایه ای، ضمن اعمال کنترل های هزینه ای، برای نیل به مزایای بالقوه سیستم ها و فن آوری اطلاعاتی تلاش کنند. این برنامه ریزی عمدتاً با هدف کلیدی ایجاد چند منظوره و متوازن IS/IT در سازمان صورت می‌گیرد. در مرحله چهارم (کار مدار)برنامه های کاری در سطح وظیفه ای مورد تحلیل قرار گرفته تا مشخص شود IS/IT در کجا برای برآورده ساختن نیازهای کوتاه مدت و میان مدت عامل کلیدی محسوب می شود. به عبارت دیگر، سازمان ها برای کسب مزیت رقابتی به ابزارهای IS/IT متوسل می‌شوند. سرمایه گذاری های سیستم های اطلاعاتی بر مبنای عوامل کلیدی توفیق در یک زمینه کاری مشخص به کشف فرصت های بالقوه بالا و در بعضی موارد به سرمایه گذاری های استراتژیک منجر می شود. در مرحله پنجم (سازمان مدار) این توافق نظر حاصل می شود که IS/IT می‌تواند در برآورده ساختن اهداف کلی سازمان کمک کند و بنابرین سعی می شود بین استراتژی ای سازمانی، کاری و استراتژی های سیستم ها و فن آوری های اطلاعاتی در سطوح مختلف، سازگاری لازم به وجود آید. اگر سطح دولتی در نظرگرفته شود، باید بین سیاست ها و خط مشی های دولتی و استراتژی هایسازمانی سازگاری لازم وجود داشته باشد (طالقانی، ۱۳۸۴، ص ص ۳۶-۳۵).
۲-۱-۱۵) برنامه جامع توسعه فن آوری اطلاعات[۱۱۳]
جهت تحقق بخشیدن به منفعت های ناشی از فن آوری اطلاعات سازمان ها بایدفن آوری اطلاعات را در داخل ساختار، فرهنگ و استراتژی سازمانی خویش جداسازی نمایند، و جایگاه بخش فن آوری اطلاعات را در سازمان به طور مشخص تعریف کنند. از آن جایی که فن آوری اطلاعات تمامی فعالیت های سازمان را متاثر سازد عموما در سازمان های پیشرفته وظایف فن آوری اطلاعات در کلیه بخش ها و واحدهای سازمان با مدیریت و نظارت عالی ترین مقام بسط داده می شود. با این وجود در بعضی از شرکت ها و سازمان های داخلی به خاطر ناشناخته بودن مسائل فن آوری اطلاعات، به کارگیری آن به صورت گسترش یافته در درون سازمان، مقاومت ها و مشکلات جاری را ایجاد می‌کند که ممکن است شرکت را در رسیدن به اهداف اجرای فن آوری اطلاعات با مشکل مواجه نماید. در این صورت ساختار فن آوری اطلاعات به صورت مستقل ولی نافذ به منظور هماهنگی و اجرای فن آوری اطلاعات و بسط وگسترش آن در درون شرکت تعریف و تعیین ساختار می‌گردد، با گسترش به کارگیری فن آوری اطلاعات، ساختار سازمان ها و شرکت های بزرگ از حالت عمومی و سلسله مراتبی به صورت هسته‌های تخصصی و کارشناسی تغییر یافته اند، لذا باید اجرای IT در سازمان ها طوری صورت گیرد که با فرهنگ ملی وسازمانی سازگار داشته باشد (مبارکی و همکار ۱۳۸۲، ص ۵).
