سازماندهی ، فرآیندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و ‌گروه‌های کاری هماهنگی میان آنان ، به منظور کسب اهداف صورت می‌گیرد .

« سازماندهی عبارت است از فراهم آوردن امکانات و وسایل مورد نیاز برای رسیدن به ‌هدف‌های‌ سازمان » .(زاهدی ، ۱۳۷۶،۱۱۵)

« سازماندهی فرآیندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و ‌گروه‌های کاری و هماهنگی میان آنان به منظور کسب اهداف صورت می‌گیرد .» (رضائیان ، ۱۳۷۱،۱۲۶)

« سازماندهی فرآیندی است که سه مرحله ای مرکب از :

1. 1. طراحی کارها و فعالیت ها

1. 1. دسته بندی فعالیت ها به پست های سازمانی

1. برقراری رابطه میان پست ها به منظور کسب هدف مشترک » (رضائیان ، ۱۳۷۱،۱۲۷)

۴-۲- ساختار و فرایند سازماندهی :

مطالعه در خصوص سازماندهی به عنوان یک فرایند مستلزم توجه به چند نکته اساسی است . در ذیل به چند مورد مهم و اساسی که ساختار سازمان باید منعکس کننده آن ها باشد اشاره می‌گردد :

1. 1. ساختار باید منعکس کننده اهداف و طرح ها باشد . زیرا تمامی فعالیت ها ناشی از آن ها هستند.

1. 1. ساختار باید نشان دهنده اقتدار موجود در مدیریت یک سازمان باشد .

1. 1. ساختار سازمان همانند هر طرح دیگر باید نمایانگر محیطش باشد.

1. ساختار سازمان باید متناسب با مقتضیات و شرایط موجود سازمان باشد .(ممی زاده و دیگران ، ۱۳۸۴، ۸۳)

از آنجایی که سازمان متشکل از افراد گوناگون است ، لذا در گروه بندی فعالیت ها و برقراری روابط قدرت در یک ساختار سازمان باید مسائل فرهنگی آن ها در نظر گرفته شود . البته این بدان معنی نیست که ساختار به جای توجه به فعالیت های مربوط به اهداف سازمانی بر اساس سلیقه افراد طراحی می شود بلکه منظور کسب شناخت ‌در مورد افراد مختلفی است که جذب سازمان می‌شوند .

منظور از ساختار مناسب سازمان تنظیم و هماهنگی اقدام های کارکنان به گونه ای است که تحقق هدف های سازمان میسر گردد . نخست ساختار باید نیروی کار موجود را بر حسب وظیفه هایی که باید انجام دهند تقسیم کند . دوم ساختار باید وظیفه های تقسیم شده را به گونه ای ترکیب . هماهنگ کند که بازده مورد نظر به دست آید.(مورهد ، ۱۳۷۹ ،۳۳۸)

۱-۴-۲- تعریف ساختار^[۵]:

رابینز به نقل از الوانی و دیگران ساختار را اینگونه تعریف می‌کند : « ساختار سازمانی تصریح می‌کند که وظایف ، چگونه تخصیص داده شوند ، چه شخصی ، به چه کسی گزارش دهد و سازوکارهای هماهنگی رسمی و همچنین الگوهای تعاملی سازمانی که باید رعایت شوند کدامند؟» در ادامه ساختار را به عنوان یکی از اجزاء سازمان ، که از عنصر پیچیدگی ، رسمیت و تمرکز تشکیل شده توصیف می کند .» ( رابینز ، ۱۳۸۴،۲۲)

« ساختارهای سازمانی ، کالبدی است که در آن جلوه ای از موارد زیر تعیین می‌گردد:

1. 1. تعیین کننده ی حوزه های اساسی یک سازمان

1. 1. تعیین کننده ی مأموریت اساسی هر یک از حوزه ها

1. 1. تعیین کننده ی مدیریت اساسی در هر یک از حوزه ها

1. 1. تعیین کننده ی مأموریت های کلی هر یک از واحدهای اساسی

1. 1. ارائه دهنده تصویری از نظام ارتباطی و مراکز تصمیم گیری

1. زیر بنای نمودار سازمانی

تفاوت بنیادی « ساختار سازمانی » با « نمودار تشکیلاتی » در این است که در ساختار به چگونگی تجزیه کلان یک سازمان و ترکیب مدیریت اساسی در کل پرداخته می شود ولی در نمودار تشکیلاتی ، کلیه ی اجزاء تشکیل دهنده ی هر مدیریت مشخص می‌گردد . هر سازمان پویایی ، دائمأ ‌در مورد نقش ها و اهداف خود در جستجو و کنکاش است و در جهت حفظ ، بقاء یا توسعه ی خود تلاش می‌کند .(فقهی فرهمند ، ۱۳۸۱،۲۱۹)

ساختار سازمانی در نمودار سازمانی نمایان می شود . نمودار سازمانی یک نماد قابل رؤیت ؛ از کل فعالیت ها و فرآیندهای سازمان است . در تعریف ساختار سازمانی به سه رکن اصلی اشاره می شود ، که اینک به آن ها می پردازیم .

ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی گزارشگری در سازمان است و نشان دهنده ی سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و نیز حیطه ی کنترل مدیران یا سرپرستان را مشخص می‌کند.

ساختار سازمانی در برگیرنده ی طرح سیستم هایی می شود که به وسیله ی آن ها فعالیت های همه ی دوایر هماهنگ و یکپارچه می‌گردد و در نتیجه سیستم ارتباط مؤثر ( در سازمان ) تضمین خواهد شد .(دفت ، ۱۳۸۱،۲۱۱)

ساختار سازمان را می توان مجموعه راه هایی دانست که طی آن ها فعالیت های سازمان به وظیفه های شناخته شده تقسیم و میان این ‌وظیفه‌ها هماهنگی تأمین می شود . ( مینتز برگ، ۱۳۷۱،۳)

« ساختار سازمانی یا طراحی سازمان ، حاصل فرایند سازماندهی است و عبارت است از سیستم روابطی که به طور رسمی شکل گرفته و به طور رسمی تصویب شده است و حاکم بر فعالیت های افرادی است که برای کسب اهداف مشترک به هم وابسته اند .» ( رضائیان ، ۱۳۷۱،۱۲۷)

« ساختار سازمانی تجلی تفکر سیستمی است . سازمان مرکب از عناصر ، روابط بین عناصر و ساختار روابط به عنوان یک کلیت است که یک واحد را تشکیل می‌دهد .CHECK ( Land ) (به نقل از منبع اینترنتی measuring business excellence,jan 2003 ابعاد ساختاری در سازمان های دانش محور ، ترجمه مهشید فروهی )

به گفته بانگ (۱۹۷۹) ساختار ، ترکیب اعلی از روابط بین عناصر سازمانی است که فلسفه وجودی فعالیت سازمانی را شکل می‌دهد .( همان منبع از ترجمه ی ابعاد ساختاری در سازمان‌های دانش محور ترجمه مهشید فروهی )

ساختار سازمانی به کارگیری منابع و فعالیت های افراد را باید به گونه ای با هم ترکیب و هماهنگ کند که دو یا چند برابر شدن را حاصل شود .

ساخنار سازمانی متشکل از وظیفه ، گزارش دهی ، رابطه و اختیارات است که امور سازمان در محدوده آن انجام می گیرند . ‌بنابرین‏ ساختار مبین تشکل و تخصص فعالیت های سازمان می‌باشد . منظور از ساختار سازمان تنظیم و هماهنگی اقدام های کارکنان به گونه ای است که تحقق هدف های سازمان میسر گردد. فرض بر این است که از طریق کوشش سازمان یافته ( یعنی کار کردن دسته جمعی افراد ) در مقایسه با انجام کار انفرادی موفقیت بیشتری کسب می‌گردد .‌در مورد ساختار باید دو نکته را یادآوری کرد :

نخست ) ساختار باید نیروی کار موجود را برحسب وظیفه هایی که باید انجام دهند تقسیم کند .

دوم ) ساختار باید وظیفه های تقسیم شده را به گونه ای ترکیب و هماهنگ کند که بازده مورد نظر به دست آید.(گریفین ، ۱۳۷۶،۸۳)

در تعریفی دیگر ساختار سازمانی عبارت است از گماریدن و انتصاب افراد ، در نقاط مختلف نمودار سازمانی ، در پست های اجتماعی ، پست هایی که بر روابط سازمانی این افراد اثر می‌گذارند.( هال ، ۱۳۷۶،۸۳ )

با بررسی و جمع بندی تعاریف ذکر شده ‌به این نتیجه می‌رسیم که در تعریف ساختار سازمانی ، با دو شرط اصلی مواجهیم که تقریبأ در همه تعاریف مشترک می‌باشد و آن دو شرط پایه ای عبارتند از :

۲-۴-۲- تقسیم کار میان وظیفه های گوناگون :